En España existe desde el año 2019 la obligación de llevar un registro diario de jornada laboral para todas las personas empleadas. Esta obligación está recogida en el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, introducido mediante el Real Decreto-ley 8/2019. Desde Wikipedia explican que “la jornada de trabajo en España hace referencia a la jornada de trabajo o jornada laboral que aparece regulada en el Estatuto de los trabajadores”.
El registro de jornada laboral es la obligación de anotar diariamente el inicio y el fin de la jornada de cada trabajador. Este registro ofrece múltiples beneficios tanto a los empleados como a los directivos, ya que garantiza transparencia en el tiempo de trabajo, evita conflictos laborales y facilita el control por parte de la Inspección de Trabajo. El objetivo es detectar horas extra, verificar su compensación o pago y evitar abusos.
La obligación de llevar este control horario es aplicable a todas las empresas de nuestro país, independientemente de su tamaño o sector, por lo que tanto las grandes corporaciones como las pymes están obligadas a implementar un sistema de registro de jornada laboral. El registro de la jornada laboral permite un seguimiento transparente de las horas de trabajo y puede llevarse a cabo de diversas maneras.
Algunos empleados utilizan las hojas de asistencia por escrito, pero otros prefieren soluciones más modernas basadas en tecnología y software especializado. Es fundamental saber que la normativa se está actualizando y evolucionando hacia sistemas digitales de control horario para garantizar fiabilidad, trazabilidad y accesibilidad de los datos.
La obligación del control horario afecta a todas las entidades que tengan personal contratado, independientemente de su actividad profesional: empresas, asociaciones, federaciones, clubs deportivos, fundaciones y entidades culturales o educativas. Aunque sí es cierto que hay excepciones y solo quedan fuera algunos altos cargos con relaciones laborales especiales. El resto del personal, independientemente de su puesto o modalidad de trabajo, está obligado a registrar su jornada laboral.
La obligatoriedad de este registro se aplica a todos los tipos de contratos, abarcando los siguientes perfiles: trabajadores a tiempo completo y empleados con contratos a tiempo parcial o temporales. Esta normativa fue diseñada para garantizar el control de las horas trabajadas por los empleados y luchar contra la precariedad laboral. Aporta objetivos como asegurar los derechos de los trabajadores para que cobren las horas extras.
El control horario también brinda ventajas a los directivos, ya que pueden saber si sus empleados trabajan todas las horas y cumplen con sus funciones correctamente. Esto evita conflictos entre los compañeros porque antes algunos empleados trabajan menos que sus compañeros, ya que no había tanto control en el trabajo. Pero ahora el control horario acaba con el absentismo laboral y mejora la productividad. En este artículo te explicaremos qué cambios se esperan, a quién afecta y qué debe cumplir un sistema de control horario para ser válido.
¿Qué debe incluir un control horario válido?
Los profesionales de la empresa Kairos, expertos en este sector, nos explican que para que el control horario sea conforme a la ley, debe cumplir una serie de requisitos:
–Registro diario: el trabajador debe registrar la jornada diariamente, sin resúmenes semanales o mensuales.
–Hora real de inicio y fin: debe anotarse la hora de inicio y fin, por lo que no son válidos horarios teóricos o predeterminados.
–Conservación de forma segura: los registros deben guardarse de forma segura y accesible durante 4 años. Además, deben estar a disposición tanto de los trabajadores como de los inspectores de trabajo.
–Flexibilidad en la organización del tiempo: el registro de la jornada no impide la flexibilidad en la organización del tiempo de trabajo. Por ejemplo, permite acuerdos para la distribución irregular de la jornada o la utilización de sistemas flexibles.
–Sanciones por incumplimiento: el incumplimiento de este control horario puede dar lugar a diversas sanciones que varían según la gravedad de la infracción.
–Accesibilidad inmediata: la Inspección de Trabajo puede solicitar los registros de los empleados en cualquier momento, sin previo aviso.
–Indicar las pausas: si las pausas no computan como tiempo de trabajo, deben quedar diferenciadas en el registro.
¿Es obligatorio el control horario en las personas que teletrabajan?
Ahora vamos a profundizar en un tema que genera dudas y nos estamos refiriendo al control horario en el teletrabajo. La ley dice que el teletrabajo y el trabajo en movilidad también deben registrarse. Esto implica que el fichaje debe realizarse igualmente y no se elimina la obligación por flexibilidad horaria. Además, debe reflejar el tiempo real trabajado.
Sanciones por no cumplir con el control horario
El incumplimiento del registro de jornada se considera una infracción grave y la empresa deberá asumir un impacto económico y otras consecuencias. Las sanciones pueden oscilar entre 751 € y 7.500 €, dependiendo de la gravedad. Aunque en algunos casos, la sanción puede aplicarse por cada persona trabajadora afectada. Si la empresa incumple esta obligación puede provocar requerimientos formales, inspecciones y conflictos laborales internos. Además, el incumplimiento puede afectar la reputación de la organización.
Novedades de los sistemas biométricos de fichaje
Algunas empresas utilizan la biometría por voz, la huella digital o el reconocimiento facial como sistemas biométricos para que los empleados registren sus horas trabajas. La Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) no implica un fin definitivo del uso de datos biométricos para el registro de jornada, sino que establece un marco más riguroso para su uso, ya que quiere garantizar que se priorice la privacidad y seguridad de los datos de los empleados.
Se requiere una justificación sólida para su aplicación, por lo que las organizaciones que funcionen con estos métodos y no obtengan justificación, deberán optar por métodos alternativos de registro que sean menos invasivos. Ya sabes todos los beneficios que brinda el registro laboral y cuáles son los requisitos mínimos para que sea válido.
Aunque lo ideal es que te pongas en contacto con un experto en este sector para que te brinde un asesoramiento individualizado y te aconseje una plataforma de control horario que se ajuste a las características del negocio y a tu nivel tecnológico. Hay programas de diferentes niveles, por lo que también debes considerar este factor.
